Datenschutzhinweise für unsere Online Schulungen

Wir nutzen Zoom, um Online-Schulungen und Online-Meetings durchzuführen. Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, San Jose, CA 95113, USA.

Anders als bei einer Online-Schulung haben Sie bei einem Online-Meeting die Möglichkeit, selbst aktiv teilzunehmen, indem Sie Ihr Bild und Ihren Ton übertragen. Ein Online-Meeting dient der Kommunikation und ermöglicht einen gegenseitigen Austausch der Teilnehmer untereinander. Es werden keine Inhalte über diesen Dienst ausgetauscht, die einen hohen Schutzbedarf haben oder streng vertraulich sind.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbarem Zusammenhang mit der Durchführung der Online-Schulung oder des Online-Meetings stehen, sind wir. Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist dieser Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung der Online-Veranstaltungen nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einer „Online-Schulung“ oder eines „Online-Meetings“ machen. Insbesondere folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Vorname, Nachname, Anzeige-/Benutzername, E-Mail-Adresse, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Telefonnummer (bei telefonischer Einwahl), Textinhalte, Angaben in Eingabe-Textfeldern durch den Teilnehmer, Profilbild.

Falls Sie in einer „Online-Schulung“ die Chatfunktion nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der Online Schulung anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Bei Online-Schulungen können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung die gestellten Fragen von Teilnehmern verarbeiten.

Bei einem „Online-Meeting“ ist die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Ton (Sprachdaten) der aktiven Teilnehmer erforderlich. Hierzu werden während des Meetings die Daten vom Mikrofon des Endgeräts sowie von einer etwaigen Kamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit an- oder abschalten bzw. stummstellen.

Sämtliche Inhalte (Audio-, Video- oder Textdaten) werden von Zoom verschlüsselt übertragen, sodass nur die Teilnehmer der Veranstaltung auf diese Daten Zugriff erhalten.

„Online-Meetings“ zeichnen wir grundsätzlich nicht auf. Audio- und Videodaten werden bei einem „Online-Meeting“ nur nach Einwilligung des/der Teilnehmer über das Ende eines Echtzeit-Events hinaus gespeichert.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an einer Online-Schulung oder eines Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Der Anbieter Zoom sowie etwaige Subauftragnehmer erhalten notwendigerweise Kenntnis von den verarbeiteten Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages bzw. etwaiger Vertragsverhältnisse mit Subauftragnehmern erforderlich bzw. vorgesehen ist.

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sofern die Speicherung personenbezogener Daten zur Erfüllung dieser Pflichten nicht mehr erforderlich ist, werden diese gelöscht, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, wie etwa handelsrechtliche oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten aus Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch (6 oder 10 Jahre). Im Falle einer Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten wir die Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs Ihrer Einwilligung.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Die Rechtsgrundlage für die geschilderte Datenverarbeitung bildet Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung dient der Durchführung der „Online-Schulung“ oder des „Online-Meetings“ und ist somit für die Erfüllung eines Vertrags (Schulungsvertrag / Mitgliederschulung) mit Ihnen erforderlich. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, bildet Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage. Hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung der Online-Schulung oder des Online-Meetings sowie der Bereitstellung von Funktionalitäten der Software.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Zoom finden Sie in den Datenschutzinformationen, abrufbar unter https://zoom.us/de-de/privacy.html und https://zoom.us/docs/de-de/privacy-and-legal.html.

Zusammenfassung:
Betroffene Daten: Vorname, E-Mail-Adresse, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Textinhalte, Angaben in Eingabe-Textfeldern durch den Teilnehmer.
Betroffene Person: Mitglieder; Webinarteilnehmer; Teilnehmer Online-Schulung
Empfänger der Daten: Zoom als Auftragsverarbeiter
Zweck der DV: Durchführung von Online-Schulungen oder Webinaren
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO

Düsseldorf, den 11.02.2021
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Wir sind eingetragen im Vereinsregister des Amtsgerichts Düsseldorf Nr. VR 6153
Vorstand gemäß § 26 BGB: Dieter Siewertsen Vorsitzender, Cynthia Roosen stellv. Vorsitzende
Bitte beachten Sie unsere Hinweise zur Datenverarbeitung gem. Art. 13 DSGVO, abrufbar hier: Datenschutz